TRAINING FILLING IMPLEMENTATION

TRAINING DOCUMENT MANAGEMENT

A.   BACKGROUND

Sebagian  organisasi  bisnis  maupun non bisnis pada saat sekarang ini
masih banyak yang belum fokus dalam hal tata kelola dokumen arsip yang
baik,  baik  untuk  dokumen  paper ataupun digital. Ketika pemberkasan
dokumen  arsipnya  sudah semakin bertambah, jika tidak dikelola dengan
baik,  maka pertumbuhan dokumen arsipnya sudah tidak bisa dikendalikan
lagi.  Apalagi ketika dilakukan  external audit ISO, kemungkinan besar
banyak temuan yang bersifat merugikan organisasi tersebut.

Mengingat   pentingnya  dokumen  arsip  dalam  suatu  organisasi  maka
diperlukan suatu metode document control and filing system application
yang  dapat  dijalankan  oleh setiap personal admin pada departemennya
masing-masing,  sehingga  dapat  diketahui riwayat suatu dokumen arsip
baik  dalam  bentuk hard document ataupun soft document lengkap dengan
status dokumennya, apakah dokumen tersebut masih aktif ataupun inaktif
(records)  dan  lokasi  penyimpanannya secara fisik sesuai prinsip dan
tujuan dari manajemen kearsipan, yaitu dapat menyediakan dokumen arsip
dengan   cepat,   tepat,  lengkap  dan  efisien  berdasarkan  regulasi
kearsipan  terakhir  yang sudah diberlakukan di Republik Indonesia dan
standard ISO 9001:2008.

Training  ini  akan  memberikan  Knowledge,  Soft Skill dan Hard Skill
kepada Anda bagaimana caranya membuat dan melakukan Document Searching
Process  secara cepat dan tepat, bagaimana membuat Summary of Document
Road  Map  baik  Document  Incoming  ataupun  Outgoing untuk keperluan
document  analysis  dengan menggunakan aplikasi Excel 2007, Excel 2010
atau Excel 2013. Anda tidak perlu membeli aplikasi software Electronic
Filing  terlebih  dahulu  pada  tahap  awal  penerapannya untuk setiap
departemen,  karena  selain  memakan  biaya  yang  cukup  mahal (biaya
license  software  dan hak paten), juga terbatas pada jumlah user yang
diinstall  oleh  software  tersebut  dan  juga tidak bisa di-customize
sesuai  kebutuhan  Anda.  Dengan  Excel  semua hal tersebut dipastikan
tidak ada.

Jika  perusahaan Anda sudah establish dengan penggunaan aplikasi Excel
dalam  penerapan  filing  system  dan document control-nya pada setiap
departemennya,  sehingga  terciptalah  database-database digital, maka
akan  sangat  mudah  dibuatkan  ke dalam aplikasi software  Electronic
Filing yang terintegrasi databasenya untuk kebutuhan tingkat lanjut.

B.  OBJECTIVES

Setelah mengikuti pelatihan ini peserta diharapkan mampu untuk :
1. Mengetahui tugas & tanggung jawab document & records controller
2. Mengetahui   pengendalian   dokumen   sistem  manajemen  mutu  ISO
9001:2008
3. Mengetahui pengendalian rekaman mutu iso 9001:2008
4. Mengetahui  Pokok-pokok  Undang-undang  no.  43 tahun 2009 tentang
Kearsipan
5. Memahami Model siklus hidup tatakelola arsip
6. Memahami Records management system (RMS)
7. Memahami Model records continuous untuk manajemen arsip elektronis
8. Memahami Electronic filing system (EFS)
9. Membuat  aplikasi  Electronic  Filing System dengan software Excel
2007/2010/2013.

C.  SYLLABUS
1. Tugas & tanggung jawab Document Controller.
2. Tugas & tanggung jawab Records Controller.
3. Pengendalian dokumen sistem manajemen mutu ISO 9001:2008
4. Pengendalian rekaman mutu ISO 9001:2008
5. Pokok-pokok Undang-undang no. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan :
+ ARSIP
+ Arsip Dinamis
+ Arsip Aktif
+ Arsip Inaktif
+ Arsip Vital
+ Arsip Statis
+ Unit Pengolah
+ Unit Kearsipan
+ Jadwal Retensi Arsip
+ Penyusutan Arsip
+ Pemeliharaan Arsip
+ Penggunaan Arsip
+ Pemberkasan
+ Retensi Arsip
6. Model siklus hidup tatakelola arsip
7. Records management system (RMS)
8. Model records continuous untuk manajemen arsip elektronis
9. Electronic filing system (EFS)
+ Scanning document dengan OCR method.
+ Menambahkan text pada digital document.
+ Memasukan digital assign ke dalam digital document .
+ Membuat  otentifikasi  dokumen  dengan  metode Watermark pada
digital document .
+ Membuat  proteksi  pada digital document yang sudah diberikan
otentifikasinya.
+ Memahami   faktor-faktor   kunci   keberhasilan  implementasi
Electronic Filing System.
10. Pembuatan   aplikasi   Electronic   Filing   System  dengan  Excel
2007/2010/2013.
+ Membuat  setup  database  master  filing  dengan  menggunakan
formula, function and tools.
+ Memasukkan data setup database master filing.
+ Membuat setup pengisian data pada form Incoming Letter
+ Memasukan data document incoming letter dengan pengisian data
tanggal  yang  dibuat  secara otomatis (tidak manual) lengkap
dengan  sejumlah  pilihan  pengisian data lainnya berdasarkan
teori  yang  sudah  dijelaskan  termasuk  pilihan kode lokasi
penyimpanan   dokumen  secara  fisik  dengan  jadwal  retensi
dokumennya.
+ Membuat setup pengisian data pada form Outgoing Letter
+ Memasukan data document outgoing letter dengan pengisian data
tanggal  yang  dibuat  secara otomatis (tidak manual) lengkap
dengan  sejumlah  pilihan  pengisian data lainnya berdasarkan
teori  yang  sudah  dijelaskan  termasuk  pilihan kode lokasi
penyimpanan   dokumen  secara  fisik  dengan  jadwal  retensi
dokumennya.
+ Melakukan  Document  Searching  Process  pada  form  Incoming
Letter  berdasarkan periode tanggal dokumen, nama dokumen dan
departemen penerima, sampai dimana lokasi penyimpanan dokumen
tersebut disimpan.
+ Melakukan  Document  Searching  Process  pada  form  Outgoing
Letter  berdasarkan periode tanggal dokumen, nama dokumen dan
departemen pengirim, sampai dimana lokasi penyimpanan dokumen
tersebut disimpan.
+ Membuat  Summary  of Document Road Map untuk dokumen incoming
letter  dari  distribusi  internal  atau  eksternal, termasuk
sampai jadwal retensi dokumen tersebut.
+ Membuat  Summary  of Document Road Map untuk dokumen outgoing
letter  dari  distribusi  internal  atau  eksternal, termasuk
sampai jadwal retensi dokumen tersebut.

D. AUDIENCE TARGET

Staff  atau Leader yang bertanggung jawab dalam proses filing
document

F.   TRAINING METHOD :  Terangkan – Tunjukkan – Lakukan

Dengan  metode  ini  Anda  akan mengenal subyek pelatihan secara lebih
baik,  karena  langsung ditunjukkan oleh ahlinya, dan Anda akan diajak
untuk langsung melakukan/ menggunakannya (25% Teori, 75% Praktek)

G.   FACILITATOR

Facilitator Electronic Filing

ERAWAN SUPRIATNA, S. Kom

Praktisi  &  trainer  yang  mempunyai  pengalaman  lebih dari 15 tahun
menjadi  instructor  /  trainer  di beberapa lembaga pelatihan swasta,
instansi  pemerintah  /  swasta   di Jakarta, mulai tahun 1992 – 2003,
antara  lain   di PT. Asiana IMI Industries, Tbk.,  PT. COMBIPHAR,  di
PT.   LG   Philips  Display  Devices  Indonesia,  PT.  LG  Electronics
Indonesia, PT. LG Innotek Indonesia dan PT. Harita Prima Abadi Mineral
(Mining Company).

Pernah  menjabat  sebagai Manager Training & Development di perusahaan
swasta  dan perusahaan jasa konsultan. Jabatan terakhir adalah sebagai
Direktur  Training  & Development di perusahaan swasta IT training and
consulting. Sekarang beliau menjadi Trainer dan consultant di beberapa
perusahaan provider training and consulting.

Beliau   termasuk   dalam   tim   konsultan  manajemen  kearsipan  dan
pengembangan software EFIDMS (New EDMS).  Aktif di dalam proyek-proyek
pelatihan   dan   konsultasi   serta   pengembangan  dan  implementasi
Electronic  Filing  and  Document  Management System, baik di instansi
pemerintah, swasta, organisasi perbankan dan asuransi.

Selain  tema  pelatihan  tersebut  di  atas,  beliau  juga  memberikan
pelatihan IT sebagai berikut :

IT   Infastructure  Library  (ITIL  v3.1),  Amazing  Presentation  for
Powerful   Presentation   with   PowerPoint   2010,   Best   Practices
Implementation of Word 2007 for Business, Excellent Automation Process
with Visual Basic Application Excel2007, Implementation of Electronics
Filing  &  Document  Management  System,  Implementation  of Financial
Accounting    Information    System,    Implementation    of   Payroll
Administration  Information  System,  Mastering  Excel 2007 Beyond For
Data  Processing  Automation,  Powerful  Data  Analysis  and Dashboard
Summary  Report  with  Excel2007,  RDBMS  Application Development with
Access  2007,  Control  Object  for  IT  (COBIT  v.4.1),  Managing  of
Information Technology Investment.

Selain itu juga beliau adalah praktisi pelatihan dengan metode quantum
teaching,   quantum   learning,  mind  mapping   dan  NLP  di   bagian
pengembangan  sumber  daya manusia (HRD Training & Development) selama
lebih  dari 7 tahun. Dengan perpaduan metode pelatihan seperti itulah,
pelatihan  seberat  apapun  selalu  dibawakan secara ringan, jelas dan
tuntas.  Sehingga proses pelatihan berlangsung dengan menyenangkan dan
mencapai tujuan yang diinginkan oleh peserta pelatihan.

JADWAL TRAINING TAHUN 2023

17 – 18 Januari 2023

14 – 15 Februari 2023

20 – 21 Maret 2023

4 – 5 April 2023

16 – 17 Mei 2023

20 – 21 Juni 2023

17 – 18 Juli 2023

15 – 16 Agustus 2023

25 – 26 September 2023

17 – 18 Oktober 2023

21 – 22 November 2023

27 – 28 Desember 2023

Metode Training

1. Tatap Muka/offline
2. Online via zoom

Kota Penyelenggaraan jika offline :

1. Bandung
2. Jogjakarta
3. Surabaya
4. Jakarta

fasilitas yang didapatkan

1. Training Kit Eksklusif
   • Tas
   • Name Tag
   • Modul
   • Flash disk
   • Ballpoint
   • Block Note
   • Souvenir
2. Harga yang Reliable
3. Trainer Kompeten di bidangnya
4. Pelayanan Maksimal untuk peserta
5. Penjemputan dari dan ke bandara

Investasi :

Public training : Rp. 4.500.000 (minimum 3 pax)

In House Training : on Call