TRAINING MANAJEMEN KEARSIPAN

TRAINING DRAFT MANAGEMENT

BACKGROUND

Tingginya  tingkat  persaingan  organisasi  bisnis  dewasa ini semakin
menuntut   adanya   proses  perbaikan  pengelolaan  arsip  yang  harus
dilakukan  oleh  semua  karyawan  yang terlibat langsung pada kegiatan
dokumentasi  arsip.  Ketika  pemberkasan  arsip sudah makin bertambah,
jika  tidak  dikelola  dengan baik, maka pertumbuhan arsip sudah tidak
bisa dikendalikan lagi.

Proses  perbaikan pengelolaan arsip yang harus segera dilakukan adalah
pertama,  membuat  tata kelola arsip yang baik, di mana pembuatan kode
klasifikasi,  index,  nama  subyek  arsip sampai dengan pembuatan kode
lokasi  penyimpanan  arsip secara fisik harus disusun secara logis dan
sistematis  berdasarkan kebutuhan user dan kepentingan pimpinan setiap
departemen,  kedua,  membuat jadwal retensi arsip dan ketiga,  membuat
sistem  informasi  penataan  arsip  yang  sederhana dengan menggunakan
Microsoft  Excel untuk mendukung penyimpanan dan pembuatan sistem temu
balik  pada  filing  arsip ataupun gudang arsip yang dibutuhkan ketika
dilakukan proses internal audit ataupun eksternal audit.

Arsip  merupakan  rekaman  informasi  penting  dalam media apapun yang
umumnya  digunakan  untuk  perencanaan,  pelaksanaan  serta pengawasan
kegiatan  dalam suatu organisasi. Hal ini merupakan konsep dari Undang
– undang nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan.

Dengan  memanfaatkan  arsip  seoptimal  mungkin  dapat  dicapai tujuan
manajemen  office  modern  yaitu  perencanaan yang matang, pelaksanaan
yang  tepat sehingga dapat meningkatkan services, baik kepada internal
customer ataupun external customer.

OBJECTIVES

Melalui   pelatihan   Implementasi   Manajemen  Kearsipan  Berdasarkan
Undang-Undang Kearsipan Terakhir ini diharapkan:
1. Memahami  regulasi  kearsipan  terakhir yang sudah diberlakukan di
Republik Indonesia beserta struktur perundang-undangannya.
2. Memahami  pengertian  Kearsipan, Arsip dinamis, Arsip aktif, Arsip
inaktif, Arsip vital, Arsip static, Unit pengolah, Unit kearsipan,
Jadwal   Retensi   Arsip,   Penyusutan   arsip,  Pemusnahan  arsip
Penyerahan  arsip  statis,  Pemeliharaan  arsip, Penggunaan arsip,
Pemberkasan,  Retensi arsip berdasarkan Peraturan Pemerintah nomor
28  tahun  2012  tentang  Pelaksanaan Undang-undang nomor 43 tahun
2009 tentang Kearsipan.
3. Memahami pengertian dan tujuan manajemen kearsipan.
4. Memahami fungsi – fungsi manajemen kearsipan.
5. Memahami peran dan manfaat pengelolaan arsip dalam organisasi.
6. Memahami  konsep  model siklus hidup pengelolaan arsip pada sistem
manajemen kearsipan.
7. Memahami  konsep  mail handling baik untuk incoming letter ataupun
outgoing letter.
8. Memahami konsep  5 macam sistem pengindeksan dokumen.
9. Memahami  pembuatan  kode  klasifikasi,  index,  nama subyek arsip
sampai  dengan  pembuatan  kode  lokasi  penyimpanan  arsip secara
fisik.
10. Memahami prosedur pemberkasan arsip.
11. Memahami tahapan-tahapan filing system.
12. Mengetahui  tools filing system yang terbaru dengan contoh praktek
penggunaannya.
13. Memahami  prosedur  distribusi arsip berdasarkan Undang-undang no.
43 tahun 2009.
14. Memahami tahapan-tahapan pembentukan jadwal retensi arsip.
15. Memahami tahapan-tahapan penyusutan arsip.
16. Memahami tahapan-tahapan pemusnahan arsip.
17. Mengetahui 4 cara pemusnahan arsip.
18. Mengetahui contoh SOP Manajemen Kearsipan yang cukup lengkap.
19. Membuat  sistem  informasi  penataan  arsip  yang sederhana dengan
menggunakan   Microsoft  Excel  untuk  mendukung  penyimpanan  dan
pembuatan  sistem  temu  balik  pada  filing  arsip ataupun gudang
arsip.
20. Membuat  pembuatan  nomor  surat  keluar  secara  otomatis  dengan
aplikasi Excel.

SYLLABUS

Materi  training  yang  akan  di  bahas  topik  Implementasi Manajemen
Kearsipan Berdasarkan Undang-Undang Kearsipan Terakhir adalah :
1. Struktur   perundang-undangan   yang   diberlakukan   di  Republik
Indonesia.
2. Pemaparan  dari  isi  Undang-undang  nomor  43  tahun 2009 tentang
Kearsipan  dan penjelasan Peraturan Pemerintah nomor 28 tahun 2012
tentang Pelaksanaan Undang-undang tersebut dalam pengertian secara
umum sebagai berikut :
+ Kearsipan,
+ Arsip dinamis,
+ Arsip aktif,
+ Arsip inaktif,
+ Arsip vital,
+ Arsip statis,
+ Unit pengolah,
+ Unit kearsipan,
+ Jadwal Retensi Arsip,
+ Penyusutan arsip,
+ Pemusnahan arsip
+ Penyerahan arsip statis,
+ Pemeliharaan arsip,
+ Penggunaan arsip,
+ Pemberkasan,
+ Retensi arsip
3. Pengertian manajemen kearsipan.
4. Tujuan manajemen kearsipan.
5. Fungsi – fungsi manajemen kearsipan.
6. Peran arsip dalam organisasi.
7. Manfaat pengelolaan arsip.
8. Model siklus hidup pengelolaan arsip.
9. Mail handlingincoming letter.
10. Mail handlingoutgoing letter.
11.  5 macam sistem pengindeksan arsip.
12. Pembuatan kode klasifikasi arsip.
13. Pembuatan kode index arsip.
14. Pembuatan nama subyek arsip.
15. Pembuatan kode lokasi penyimpanan arsip secara fisik.
16. Prosedur pemberkasan arsip.
17. Tahapan-tahapan filing system.
18. Tools   filing   system   yang   terbaru   dengan  contoh  praktek
penggunaannya.
19. Memahami  prosedur  distribusi arsip berdasarkan Undang-undang no.
43 tahun 2009.
20. Memahami tahapan-tahapan pembentukan jadwal retensi arsip.
21. Memahami tahapan-tahapan penyusutan arsip.
22. Memahami tahapan-tahapan pemusnahan arsip.
23. Mengetahui 4 cara pemusnahan arsip.
24. Mengetahui contoh SOP Manajemen Kearsipan yang cukup lengkap.
25. Membuat  sistem  informasi  penataan  arsip  yang sederhana dengan
menggunakan   Microsoft  Excel  untuk  mendukung  penyimpanan  dan
pembuatan  sistem  temu  balik  pada  filing  arsip ataupun gudang
arsip.
26. Membuat  pembuatan  nomor  surat  keluar  secara  otomatis  dengan
aplikasi Excel.

AUDIENCE TARGET

Pelatihan  Implementasi  Manajemen Kearsipan Berdasarkan Undang-Undang
Kearsipan Terakhir ini ditujukan untuk para:

Staff atau Leader yang bertanggung jawab dalam proses filing document

TRAINING METHOD

Training  Implementasi  Manajemen  Kearsipan Berdasarkan Undang-Undang
Kearsipan Terakhir dilaksanakan dengan metode:

Terangkan – Tunjukkan – Lakukan

Dengan  metode  ini  Anda  akan mengenal subyek pelatihan secara lebih
baik,  karena  langsung ditunjukkan oleh ahlinya, dan Anda akan diajak
untuk langsung melakukan/ menggunakannya.

FACILITATOR

ERAWAN SUPRIATNA, S. Kom

ERAWAN SUPRIATNA, S. Kom

Praktisi  &  trainer  yang  mempunyai  pengalaman  lebih dari 15 tahun
menjadi  instructor  /  trainer  di beberapa lembaga pelatihan swasta,
instansi  pemerintah  /  swasta   di Jakarta, mulai tahun 1992 – 2003,
antara  lain   di PT. Asiana IMI Industries, Tbk.,  PT. COMBIPHAR,  di
PT.   LG   Philips  Display  Devices  Indonesia,  PT.  LG  Electronics
Indonesia, PT. LG Innotek Indonesia dan PT. Harita Prima Abadi Mineral
(Mining Company).

Pernah  menjabat  sebagai Manager Training & Development di perusahaan
swasta  dan perusahaan jasa konsultan. Jabatan terakhir adalah sebagai
Direktur  Training  & Development di perusahaan swasta IT training and
consulting. Sekarang beliau menjadi Trainer dan consultant di beberapa
perusahaan provider training and consulting.

Beliau   termasuk   dalam   tim   konsultan  manajemen  kearsipan  dan
pengembangan software EFIDMS (New EDMS).  Aktif di dalam proyek-proyek
pelatihan   dan   konsultasi   serta   pengembangan  dan  implementasi
Electronic  Filing  and  Document  Management System, baik di instansi
pemerintah, swasta, organisasi perbankan dan asuransi.

Selain  tema  pelatihan  tersebut  di  atas,  beliau  juga  memberikan
pelatihan IT sebagai berikut :

IT   Infastructure  Library  (ITIL  v3.1),  Amazing  Presentation  for
Powerful   Presentation   with   PowerPoint   2010,   Best   Practices
Implementation of Word 2007 for Business, Excellent Automation Process
with Visual Basic Application Excel2007, Implementation of Electronics
Filing  &  Document  Management  System,  Implementation  of Financial
Accounting    Information    System,    Implementation    of   Payroll
Administration  Information  System,  Mastering  Excel 2007 Beyond For
Data  Processing  Automation,  Powerful  Data  Analysis  and Dashboard
Summary  Report  with  Excel2007,  RDBMS  Application Development with
Access  2007,  Control  Object  for  IT  (COBIT  v.4.1),  Managing  of
Information Technology Investment.

Selain itu juga beliau adalah praktisi pelatihan dengan metode quantum
teaching,   quantum   learning,  mind  mapping   dan  NLP  di   bagian
pengembangan  sumber  daya manusia (HRD Training & Development) selama
lebih  dari 7 tahun. Dengan perpaduan metode pelatihan seperti itulah,
pelatihan  seberat  apapun  selalu  dibawakan secara ringan, jelas dan
tuntas.  Sehingga proses pelatihan berlangsung dengan menyenangkan dan
mencapai tujuan yang diinginkan oleh peserta pelatihan.

JADWAL TRAINING TAHUN 2026

03 – 04 Januari 2026 | 16 – 17 Januari 2026

06 – 07 Februari 2026 | 20 – 21 Februari 2026

05 – 06 Maret 2026 | 19 – 20 Maret 2026

03 – 04 April 2026 | 23 – 24 April 2026

07 – 08 Mei 2026 | 21 – 22 Mei 2026

05 – 06 Juni 2026 | 25 – 26 Juni 2026

09 – 10 Juli 2026 | 23 – 24 Juli 2026

06 – 07 Agustus 2026 | 20 – 21 Agustus 2026

04 – 05 September 2026 | 18 – 19 September 2026

08 – 09 Oktober 2026 | 22 – 23 Oktober 2026

06 – 07 November 2026 | 26 – 27 November 2026

04 – 05 Desember 2026 | 18 – 19 Desember 2026

Metode Training

1. Tatap Muka/offline
2. Online via zoom

Kota Penyelenggaraan jika offline :

1. Bandung
2. Jogjakarta
3. Surabaya
4. Jakarta

fasilitas yang didapatkan

1. Training Kit Eksklusif
   • Tas
   • Name Tag
   • Modul
   • Flash disk
   • Ballpoint
   • Block Note
   • Souvenir
2. Harga yang Reliable
3. Trainer Kompeten di bidangnya
4. Pelayanan Maksimal untuk peserta
5. Penjemputan dari dan ke bandara

Investasi :

Public training : Rp. 4.500.000 (minimum 3 pax)

In House Training : on Call