TRAINING ADVANCED WRITING POLICY AND PROCEDURE (SOP)
TRAINING KEBIJAKAN DAN PROSEDUR PENULISAN LANJUTAN
TRAINING SOP LIFECYCLE
Writing according to International standard
Ada setidaknya dua fakta mencengangkan dari sebuah mini-Survey yang
diadakan pada tahun 2008-2010 dengan responden peserta pelatihan
Pembuatan/ Penulisan Prosedur. Salah satu hasil survey yang
mencengangkan tersebut adalah bahwa 90% penulis Prosedur tidak
terlatih! Hal inilah yang membuat Prosedur ditempat kerja menjadi
counter-productive dan seringkali hanya berfungsi menjadi dokumen
arsip.
SOP tidak sama dengan Prosedur, apabila Prosedur dibuat oleh pihak
independen berdasar asas top-down, SOP dibuat melalui kesepakatan
antara penulis, pihak manajemen dan pengguna (3 pihak). Salah satu
penyebab SOP tidak berfungsi semestinya adalah karena dibuat dengan
tanpa melibatkan pengguna.
Keefektifan sebuah SOP dapat dilihat dari a) sejauhmana ia digunakan
dan memberi nilai tambah b) sejauhmana ia digunakan dan dapat
menyamakan persepsi antar bagian/departemen c) sejauhmana ia dapat
berfungsi sebagai pengendali dan pemantau kinerja proses. Apabila SOP
ditempat kerja anda tidak demikian, anda wajib meninjau ulang SOP atau
bahkan menulis ulang SOP yang ada.
SOP yang dapat juga disederhanakan sebagai Who does What and How
menjadi tidak terarah apabila 1) tidak dikerndalikan 2) tidak dibuat
dengan cara yang tepat sesuai kompleksitas bisnis 3) tidak dinamis.
Standard Operating Procedure adalah salah satu metode kerja yang
dibuat untuk memastikan proses bisnis berjalan sesuai dengan rencana
dan aturan-aturan dan untuk kepuasan pelanggan; baik eksternal maupun
internal.Penyusunan SOP yang mudah dibaca dan dipahami terbukti
meningkatkan produktifitas kerja dan dapat meningkatkan hubungan kerja
yang harmonis antar departemen.
Pelatihan Writing Procedure Advanced Class ini dirancang khusus untuk
mereka-mereka yang sudah sering dan sangat sering membuat Prosedur
tetapi tidak yakin apakah sudah menggunakan kaidah yang berstandar
Internasional.
Outline Materi
Filosofi dan difinisi proses bisnis, prosedur dan instruksi kerja
SOP dan hubungannya dengan fundamental business systems ISO 9000
Sesi ini membekali peserta dengan persespi umum mengenai SOP mulai
dari pemahaman peristilahan (misalnya: manajemen, system, proses,
dokumen, record, prosedir, instruksi kerja dll) hingga pendekatan
penulisan SOP berdasarkan standar internasional ISO 9000.
Fasilitator mengulas persamaan SOP dengan Prosedur, Juklak, Juknis dan
Protap, juga menggambarkan secara umum bagaimana SOP selama ini
dibuat.
SOP Lifecycle
Peserta ditunjukkan dengan berbagai SOP yang tidak dinamis, SOP yang
dibuat berdasarkan Write what you do! Dan peserta diajak merubah salah
satu SOP tersebut menjadi SOP yang dinamis dan mengikuti siklus SOP
Lifecycle.
Business process mapping (BPM), analisa keefektifan proses bisnis
Pada sesi ini peserta memahami beragam jenis proses bisnis, mulai dari
tingkat tertinggi hingga terendah, peserta berlatih memetakkan proses
bisnis sebuah organisasi kelas menengah dagang mebel dan berlatih
membedakan proses utama (core process) dan proses pendukung (support
process), latihan selanjutnya adalah menetapkan proses kerja yang
memerlukan SOP, KPI, dan SLA. Peserta mempelajari jenis process
modelling. Peserta diajak membuat BPM As Is dan Should-Be.
SOP Tehnis v.s SOP Administratif
Secara umum terdapat dua jenis SOP yaitu Tehnis dan Administratif, SOP
Tehnis merupakan SOP operasional yang mendukung proses inti, dan SOP
Adminstratif bersifat pendukung. Peserta, pada sesi ini berlatih
merancang dan menyelesaikan kedua jenis SOP tersebut.
Format SOP: Simple steps, hierarchy, flowchart, graphical dan video
Pada sesi ini peserta mempelajari dan membuat sedikitnya 2 format SOP,
simple steps, hierarchical, flow-chart, graphical dan video.
Fasilitator memperagakan bagiamana membuat graphical SOP untuk jenis
SOP administratif (SOP Penanganan keluhan pelanggan, SOP Pembelian)
Pada sesi ini Fasilitator mendemonstrasikan bagaimana membuat SOP
Flowchart muti-user dengan berbagai model sesuai process parameters.
Beberapa pictorials dan video SOP juga akan ditunjukkan.
Teknik penulisan efektif dan format dan elemen SOP
Peserta, pada sesi ini, berlatih menulis menggunakan bahasa Indonesia
secara efektif dan concised, Fasilitator memberikan contoh beberapa
SOP yang ditulis secara tidak efektif, SOP yang ditulis menggunakan
bahasa Indonesia yang berputar-putar. Pada sesi ini juga, peserta
memahami elelemen-elemen SOP dan atribut pengendali (nama, nomor,
tanggal efektif, tanggal kadaluarsa dll)
Menentukan dan memilih tingkat perincian SOP (Who Does What) Beyond
Write What You Do
SOP mempunyai format yang bermacam dan berbeda-beda dan untuk pengguna
yang berbeda juga—setidaknya Pengguna pemula dan Pengguna ahli,
seringkali Pengguna pemula memerlukan SOP yang rinci dan dalam
sedangkan Pengguna ahli hanya memerlukan langkah besarnya saja. Pada
sesi ini peserta berlatih membuat SOP dengan dua macam kedalaman.
Merancang SOP yang up-to-date dan masih diperbaharui
Sesi ini berhubungan dengan SOP lifecycle, peserta membuat rencana
tindak-lanjut di tempat kerja dengan merancang SOP yang dinamis.
Merancang SOP untuk mendukung Balanced Scorecard dan Key Performance
Indicators.
Merancang SOP untuk Marketing, Perencanaan dan Produksi, Logistik,
Pembelian dan Keuangan dll
Dengan template yang disediakan oleh fasilitator, peserta diajak
berlatih membuat SOP operasional, latihan-latihan ini akan menjadi
bekal dalam merevisi atau menulis ulang SOP yang ada di perusahaan
masing-masing.
Persyaratan
Pelatihan ini dirancang bagi mereka yang sudah terlibat dalam tim
penulisan SOP.
Fasilitas
Peserta mendapat sebuah Workshop kit berisi materi hardcopy, CD berisi
kumpulan contoh SOP, jenis SOP, panduan menulis SOP (SOP penulisan
SOP), sertifikat, makan siang dan snacks.
Biaya termasuk materi dalam CD, buku pegangan, contoh SOP, sertifikat
dan goodybags.
Facilitator
Ady A Subagya
Fasilitator adalah seorang konsultan dan trainer yang berpengalaman
dalam membantu organisasi menulis ulang business process-nya, membuat
standard operating procedure, instruksi kerja/metode kerja, menerapkan
ISO 9000, 14000, SMK3, OHSAS 18001. Sebelum independen, ia bekerja
pada kelompok Siemens dan Daimler Benz. Perusahaan yang telah
didampingi antara lain: Energizer Indonesia, TEAC Indonesia, Berca
Hardaya Perkasa, Badan Pemeriksa Keuangan, Bank Artha Graha, Indosat,
LAPAN, Yamaha Indonesia, Tobu Indonesia, Kiriu Indonesia, Subur, dan
beberapa perusahaan lainnya
JADWAL TRAINING TAHUN 2023
17 – 18 Januari 2023
14 – 15 Februari 2023
20 – 21 Maret 2023
4 – 5 April 2023
16 – 17 Mei 2023
20 – 21 Juni 2023
17 – 18 Juli 2023
15 – 16 Agustus 2023
25 – 26 September 2023
17 – 18 Oktober 2023
21 – 22 November 2023
27 – 28 Desember 2023
Metode Training
- Tatap Muka/offline
- Online via zoom
Kota Penyelenggaraan jika offline :
- Bandung
- Jogjakarta
- Surabaya
- Jakarta
fasilitas yang didapatkan
- Training Kit Eksklusif
- Tas
- Name Tag
- Modul
- Flash disk
- Ballpoint
- Block Note
- Souvenir
- Harga yang Reliable
- Trainer Kompeten di bidangnya
- Pelayanan Maksimal untuk peserta
- Penjemputan dari dan ke bandara
Investasi :
Public training : Rp. 4.500.000 (minimum 3 pax)
In House Training : on Call