TRAINING PARADIGMA DAN FILOSOFI TATA KELOLA KANTOR MODERN

TRAINING PRINSIP DASAR MANAJEMEN FILING DAN TATA KELOLA KANTOR BERDASARKAN 5S (5R)

DESCRIPTION

Manajemen  filing dan tata kelola kantor merupakan hal keseharian yang
bila  tidak  dikelola dengan baik dapat berubah menjadi masalah besar.
Pada  prinsipnya, manajemen filing dan pengelolaan kantor bermula dari
pemilihan  suatu  sistem  dasar,  idealnya berdasarkan sistem 5S (lean
office) yang pada praktiknya disesuaikan dengan kebutuhan. Selanjutnya
pengelolaan  arsip  dan aset, dalam hal ini mencakup “master bookâ€?
lokasi  aset,  status  aset,  penomoran aset, memiliki kesamaan dengan
pengelolaan  arsip.  Hal  yang  dibedakan adalah pada manajemen filing
dilakukan pula manajemen korespondensi.

Hal  lain yang merupakan masalah utama adalah manajemen waktu diri dan
atasan.  Beragam  situasi  dalam konteks aktual merubah situasi normal
menjadi  kritis  dan genting. Pendekatan mengatasi hal ini membutuhkan
sentuhan smart-contingency,  yang  tentu  saja  berbeda untuk beragam
situasi, hal mana hanya diperoleh dari pengalaman.

Pelatihan  ini  dirancang bagi mereka yang bertanggung jawab mengelola
kantor,  baik  sebagai  office manager, GA Officer, maupun sekretaris,
sehingga  dapat mengantisipasi dan menyesuaikan diri dengan lingkungan
bisnis  global  yang  penuh  tuntutan, sesuai standar kompetensi dalam
mengelola   kantor,   aset,  arsip  dan  manajemen  waktu  agar  mampu
meningkatkan efektivitas, efisiensi dan profesionalitas kerja.

Â

OBJECTIVE
1. Menentukan  standardisasi pengelolaan kantor sesuai implikasi yang
diharapkan.
2. Mengaplikasikan konsep 5S di tempat kerja.
3. Mengidentifikasi   tingkat   urgensi   dan  confidentiality  arsip
sehingga   memberikan   perlakuan   yang   tepat   terhadap   tiap
dokumen/arsip.
4. Mengelola   arsip   sesuai   jenis  filing  system  di  perusahaan
masing-masing.
5. Mengelola  arsip  secara  digital  sesuai  sistem indeks dan abjad
dalam filing.
6. Membuat   dan   menerapkan  SOP  guna  meningkatkan  kinerja  para
karyawan, dalam kaitannya dengan divisi yang terkait.
7. Menjadi Agent of Change dalam mengubah kebiasaan ketika menerapkan
SOP baru.
8. Mahir  membuat  rencana  kerja  pembuatan SOP dan sistem kearsipan
perusahaan.

Â

COURSE OUTLINE

1. Paradigma dan Filosofi Tata Kelola Kantor Modern
* Keunggulan bersaing di era informasi dan desain
* Efektivitas  pengelolaan  kantor  dan hubungannya dengan manajemen
manusia
* Efektivitas  alur  kerja  dan  tata-ruang kantor dalam pengelolaan
produktivitas
* Standardisasi   pengelolaan  kantor  Model  Jepang  vs  Barat  dan
implikasinya

2.  Prinsip  Dasar Manajemen Filing dan Tata Kelola Kantor Berdasarkan
5S (5R)
* Membahas  tentang  konsep  5S,  penerapannya  di  tempat kerja dan
bagaimana sistem 5S bekerja
* Memahami  makna  pilar  utama  Seiri  (Ringkas) dan Seiton (Rapi),
Seiso (Resik) dan Shitsuke (Rawat)
* Memahami  makna  pilar utama Seiketsu (Rajin) dan integrasi kelima
pilar serta studi kasus (Identifikasi dan Peningkatan Pemahaman)

3. Aturan (Pedoman) Umum Pengelolaan Arsip dan Inventaris Kantor
* 4  Level  arsip  dilihat  dari  unsur strategis bisnis : Strategic
plan, SOP, Manual dan Usual-Business documents
* Latihan : Menentukan tingkat urgensi dan Confidentiality arsip
* Beragam bentuk arsip, perlakuannya dan tujuan penyimpanan arsip
* Jenis-jenis arsip dan cara penggolongannya
* Kewenangan sekretaris/pengelola arsip
* Bagaimana mengamankan arsip yang bersifat rahasia

4. Sistem Korespondensi dan Pengarsipan (Manajemen Arsip Dinamis)
* Membahas pengertian arsip, langkah-langkah pembuatan arsip, teknik
mengelola arsip dan pemeliharaannya
* Membahas  tentang  tahapan filing yang baik dan jenis-jenis filing
system yang tepat di perusahaan
* Electronic  Filing,  Document  Management Software (system), Trend
baru dan Model pelaksanaannya

5.  Aspek  Strategis  dan  Trend  Ke  Depan  Manajemen Filing Modern :
Penerapan E-Filing dan Document Management
* Trend  terbaru  :  Electronic Filing dan Document Management dalam
bisnis
* Beragam  keunggulan dari Electronic Filing dan Document Management
pada : penemuan arsip, penyusutan arsip, penilaian, pemindahan dan
pemusnahan arsip
* Alur  surat keluar dan surat masuk serta alih media termasuk media
digital
* Sistem indeks dan abjad dalam filing

6. Pentingnya SOP dalam Bisnis : Pembuatan, Penerapan, Pelembagaan
* Pemahaman tentang pentingnya SOP, Benefit dan Cost-nya
* Sejarah  terjadinya  SOP  terkait dengan pendekatan yang dipilih :
Hirarki, Beda pendekatan = Beda istilah
* “Motivasiâ€?   &  Urgensi  dasar  pembuatan  SOP  :  Mendapatkan
kelulusan sertifikasi
* Perbaikan  proses  (lebih  ringkas/cepat/lengkap)  serta peringkat
kinerja dan service level
* Teknik melibatkan banyak stakeholder
* Pengaruh   SOP  guna  peningkatan  kinerja  para  karyawan,  dalam
kaitannya dengan divisi yang terkait

7. Modul VII : Change Management dalam Penerapan SOP Baru
* Penggunaan  SIPOC  review dalam Change Acceleration Process ala GE
(Six Sigma)
* Mengubah  habit atas SOP : Studi kasus (Gemba Kaizen) dan Walk the
talk
* Diskusi  kelompok  tentang  bentuk Action  Plan yang mungkin bagi
pelaksanaan di kelompok kerja masing-masing
* Menindak-lanjuti  hasil  diskusi  kelompok  dengan penentuan waktu
pelaksanaannnya

8.  Modul  VIII  :  Latihan  Pembuatan  dan  Finalisasi  Rencana Kerja
Pembuatan SOP dan Sistem Kearsipan Perusahaan
* Review ulang materi pelatihan dan rencana kerja
* Penugasan individu berdasarkan lingkup ruangan (corner and office)
* Latihan  final  dan  presentasi  kelompok  membuat rencana kerja :
Pembuatan tim, Rencana Gemba Kaizen, Rencana implementasi, Rencana
pembudayaan

TRAINING METHOD

Presentasi

Diskusi

Studi kasus

Evaluasi

JADWAL TRAINING TAHUN 2023

17 – 18 Januari 2023

14 – 15 Februari 2023

20 – 21 Maret 2023

4 – 5 April 2023

16 – 17 Mei 2023

20 – 21 Juni 2023

17 – 18 Juli 2023

15 – 16 Agustus 2023

25 – 26 September 2023

17 – 18 Oktober 2023

21 – 22 November 2023

27 – 28 Desember 2023

Metode Training

1. Tatap Muka/offline
2. Online via zoom

Kota Penyelenggaraan jika offline :

1. Bandung
2. Jogjakarta
3. Surabaya
4. Jakarta

fasilitas yang didapatkan

1. Training Kit Eksklusif
   • Tas
   • Name Tag
   • Modul
   • Flash disk
   • Ballpoint
   • Block Note
   • Souvenir
2. Harga yang Reliable
3. Trainer Kompeten di bidangnya
4. Pelayanan Maksimal untuk peserta
5. Penjemputan dari dan ke bandara

Investasi :

Public training : Rp. 4.500.000 (minimum 3 pax)

In House Training : on Call